В каждом суде имеется собственный архив, отражающий историю его работы в предыдущие годы. В  архиве можно отыскать информацию необходимую для разрешения какого-либо дела, либо информацию, позволяющую окунуться в прошлое. Так, просматривая дела можно заметить,  какие категории дел и в какие периоды времени больше инициировались гражданами. Даже обложки дел могут многое рассказать, так в тяжелые времена обеспечение судов было скудным, соответственно и дела оформлялись на старых обоях, обрывках тетрадных листов, газет , позже обложки становятся более официальными.

   Большую работу осуществляет лицо, ответственное за ведение архивного делопроизводства (далее работник архива). В своей работе он руководствуется различными инструкциями, перечнем, положением об архиве.

    Дел, нарядов, журналов в суде очень много, чтобы не запутаться и своевременно найти необходимое дело нужно уметь систематизировать рабочее пространство. Так,  в целях организации скорейшего поиска дел  используются описи, топографические указатели,  так же  используются «визуальные подсказки» - размещение в правом верхнем углу короба квадратика синего (долговременного хранения) или красного (постоянного хранения) цвета. 

   Начало рабочего года работника архива тесно связано с приемом  и проверкой правильности оформления дел, оконченных производством.  Далее оформляются сводные описи дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), их одобрение экспертной комиссией и передача на утверждение председателю суда.Все оконченные делопроизводством дела передаются в архив по заранее утвержденным графикам, каждые 6 месяцев. Важнейшим направлением работы архива суда является ведение учета и предоставление дел по запросу судей, органов прокуратуры, фигурантов судебных процессов. Ознакомление участников процесса с материалами дела производится  работником архива суда с резолюции председателя суда с соблюдением процедуры, утвержденной соответствующим положением.

 Поскольку одним из показателей хорошей работы архива является уровень качества судебных дел, планом работы суда предусмотрено проведение ежегодной проверки  состояния дел в архиве суда.  По мере необходимости,  проводится экспертиза ценности дел, выделение дел с истекшими сроками хранения к уничтожению. При этом сама процедура по выделению дел к уничтожению представляет собой сложный процесс, требующий внимания  и терпения. Мало только отобрать дела к уничтожению, нужно оформить акт о выделении дела к уничтожению, одобрить акт экспертной комиссией, решение которой оформляется протоколом. Затем,  из каждого дела изымается оригинал судебного акта (в том числе вышестоящего суда), на каждом оригинале нужно проставить УИД дела  и подшить в наряд, в котором должна быть внутренняя опись, лист заверитель,  все листы пронумерованы и скреплены печатью. Обложка наряда должна быть оформлена в соответствии с инструкцией. Затем дела уничтожаются, оформляется акт уничтожения дел. В статкарте на дело проставляется информация об уничтожении дела, в примечании к описи - отметка об уничтожении дела.

   В связи с изменениями сроков хранения дел, их  количество, выделенное к уничтожению возросло. Указанная работа позволяет значительно сократить наполнение архива суда. Так, в 2024 году загруженность архива – 99%, а  2025 - 80%.

    В сентябре работником архива разрабатывается и передается на утверждение номенклатура дел суда. В декабре оформляется паспорт архива суда, план работы архива и план мероприятий.

Кроме того, работник архива должен не реже двух раз в неделю отслеживать температурный режим по гигрометру и вносить данные в специальную тетрадь.

   Для обеспечения сохранности документов в помещении архива продумано все: вентиляция,пожарная охрана и сигнализация, отсутствие розеток и выключателей, наличие огнетушителя, огнеупорной двери и решеток на окне, расстояние между стеллажами и многое другое.

   В 2025 году новым для нашего суда стала установка «мобильного архива», состоящего из трех передвижных стеллажей. Стеллажи очень вместительны и благодаря своей мобильности позволяют увеличить место между стеллажами для комфортного поиска дел .

   В настоящее время в архиве Сафакулевского районного суда Курганской области почти 5000 дел постоянного срока хранения, 77 дел по личному составу, более 1000 дел временного срока хранения (более 10 лет).

   За период существования Сафакулевского районного суда Курганской области  архивную работу  осуществляли: Гирфанова Радима Сайфулловна, Фаттахова Альфия Гидиятовна, Охохонина Люзия Фатиховна, Салахутдинова Юлия Мухомажановна. Каждый внес свой вклад в работу архива суда.

    С 19.02.2026 года лицом, ответственным за ведение архивного делопроизводства назначена старший специалист 3 разряда Хамзина Лилия Галимьяновна.

Начальник общего отдела Салахутдинова Ю.М.